Dịch vụ vận tải là một trong số mắt xích quan trọng nằm trong chuỗi cung ứng Logistics đã và đang trở thành một trong những ngành đóng vai trò quan trọng trong sự hội nhập và phát triển của nền kinh tế, thương mại. Với tốc độ phát triển ngày một vượt bậc của lĩnh vực này, những doanh nghiệp chậm nhịp trong việc áp dụng và nâng cấp công nghệ sẽ mất đi yếu tố cạnh tranh trên thị trường. Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý vận tải (TMS) là điều cần thiết đáp ứng nhu cầu giao dịch trong nước và quốc tế hiện nay. Chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn lợi ích của hệ thống quản lý này đem lại cho doanh nghiệp.
Như thế hệ thống quản lý vận tải TMS là gì?
Hệ thống quản lý giao thông vận tải (Transportation Management Systems – TMS) là phần mềm chuyên dụng hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý chuỗi cung ứng logistics một cách hiệu quả, giám sát và quản lý hoạt động vận tải, hỗ trợ người vận hành dễ dàng hơn, giảm thiểu sai sót. Thông thường, một hệ thống quản lý vận tải TMS sẽ có những chức năng chính dưới đây:
Tự động hóa điều phối vận tải: thông qua việc tự động hóa việc tối ưu hóa phân tuyến, tối ưu hóa tải trọng và không gian sắp xếp kiện hàng, vận chuyển theo lộ trình tốt nhất, phân công nhà vận tải cho từng lô hàng, quản lý vận tải…, phần mềm sẽ giúp giảm thiểu khối lượng công việc đáng kể cho nhân viên quản lý.
Quản lý hợp đồng vận tải: tổ chức quản lý các thông tin, điều khoản trong hợp đồng vận tải, tổng kết và lưu trữ hợp đồng trên hệ cơ sở dữ liệu, đồng thời phân quyền quản lý hợp đồng vận tải cho những người có phận sự.
Quản lý chứng từ: Ghi nhận – phê duyệt các chứng từ online do tài xế, người vận chuyển hoặc nhân viên quản lý gửi về khi giao nhận đơn hàng.
Quản lý đội xe: bao gồm quản lý phương tiện vận chuyển (xăng dầu, nhiên liệu, sửa chữa, bảo trì bảo dưỡng…) và quản lý nhân lực (thông tin tài xế, chấm công, lương, phạt…)
Theo dõi trong thời gian thực: cụ thể, TMS hỗ trợ việc theo dõi tình trạng kiện hàng, vận chuyển đơn hàng, từng giai đoạn của quy trình vận chuyển… thông qua những công nghệ liên hệ tự động, GPS… Đồng thời, hệ thống thông báo tự động các sự cố trên tuyến đường cũng giúp bạn có những biện pháp kịp thời cải thiện tình hình.
Báo cáo tình hình kinh doanh (KPI): thay vì phải ngồi tự thống kê và tổng kết, phần mềm TMS sẽ hỗ trợ bạn thống kế tình hình kinh doanh và tự động xuất báo cáo theo nhiều mẫu khác nhau… hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng,… hỗ trợ trong việc đưa ra chiến lược kinh doanh trong giai đoạn sắp đến.
Tích hợp với các hệ thống khác: một chuỗi cung ứng hoàn thiện khi có thể xây dựng một chuỗi thông tin khép kín và liên kết chặt chẽ với nhau. Bằng cách kết hợp phần mềm TMS với phần mềm quản lý nội bộ khác, chẳng hạn như ERP, WMS hoặc OMS, chúng ta sẽ nắm được từ đầu đến cuối quy trình giao hàng và chức năng hoạt động kho bãi, giúp cho việc lập kế hoạch, điều phối nhịp nhàng hơn.
Lợi ích của hệ thông quản lý vận tải (TMS) đối với doanh nghiệp
Tối ưu hóa chi phí
Thông thường, những khoản chi phí phát sinh lãng phí không phải là do kế hoạch mở rộng doanh nghiệp, mà là lo việc phát sinh những sai sót, dẫn đến việc tốn kém chi phí để cải thiện chúng.
Nhờ sở hữu chức năng theo dõi và đối chiếu hoá đơn với chủ hàng, chủ xe và các bên liên quan đồng thời khả năng điều phối vận tải tiên tiến nhất, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu các khoản chi phí phát sinh do chờ đợi bốc xếp hàng hoá, lộ trình vận chuyển dài, tốn nhiên liệu không cần thiết, thất thoát tiền bạc có liên quan đến hóa đơn, chứng từ, thuê nhân lực…. của các thủ tục thủ công.
Có thể nói bạn chỉ cần đầu tư một ít chi phí cho một phần mềm quản lý vận tải, bạn sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp khối chi phí liên quan phát sinh do hạn chế của việc dùng phương thức thủ công để quản lý.
Tiết kiệm thời gian tối đa
Hãy tưởng tượng rằng với cách quản lý truyền thống, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để tự tay thực hiện những công việc tiểu tiết liên quan đến quy trình quản lý vận tải, cũng như điều phối công việc và quản lý những nhân viên được phân công. Tuy nhiên, nếu áp dụng hệ thống quản lý vận tải TMS, chúng sẽ thực hiện thay bạn tất cả những công việc đó, giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện và hiệu quả quản lý.
Bện cạnh đó, với khả năng tự động hóa thực hiện mọi công việc của phần mềm, doanh nghiệp quản lý vận chuyển sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với việc phải thực hiện thủ công mọi công việc nằm trong quy trình, cũng như thời gian khắc phục những sai sót không thể tránh khỏi của cách làm truyền thống. Bạn có thể tận dụng thời gian đó cho những kế hoạch phát triển kinh doanh.
Khả năng bảo mật tối ưu
Nếu bạn sử dụng phần mềm Excel như cách truyền thống cho việc quản lý vận tải, bạn sẽ không đảm bảo được việc dữ liệu của bạn sẽ bị sao chép, đánh cắp và rò rỉ bất cứ lúc nào. Với hệ thống quản lý vận chuyển tại Mona Host thì khác, chúng sẽ được bảo mật chặt chẽ bằng nhiều hàng rào mật khẩu cũng như phương thức xác minh đa dạng.
Hệ thống sao lưu đám mây cùng công nghệ hiện đại sẽ giúp những dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp không bị mất mát nếu chẳng may bạn đánh mất thông tin, vì nay bạn có thể lên server tìm kiếm và tải về bản sao lưu.
Ngoài ra, hệ thống phân quyền hiện đại và khoa học cũng hỗ trợ các doanh nghiệp rất nhiều trong việc phân bổ trách nhiệm hợp lý, khoa học, đồng thời hạn chế tối đa việc có người ngoài thâm nhập và đánh cắp những dữ liệu quan trọng.
Tối ưu hóa quy trình quản lý vận chuyển hàng hóa
Nhờ tính năng hỗ trợ theo dõi các bước trong quy trình quản lý vận chuyển hàng chỉ thông qua một nền tảng, bạn có thể nắm được tình hình vận hành chúng thế nào, cũng như có biện pháp can thiệp kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý quy trình vận tải một cách đáng kể. Bên cạnh đó, phần mềm có thể vận hành trên nhiều thiết bị với nhiều hệ điều hành khác nhau.
Điều này hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý từ xa hiệu quả, ngay cả khi bạn đang trong ngày nghỉ, đang đi công tác ở xa hay cần làm việc tại nhà trong thời điểm cần giãn cách xã hội do COVID-19. Thông qua đó, bạn đã thành công xây dựng được một quy trình quản lý vận tải và làm nền tảng cho việc vận hành trơn tru sau này.
Nâng cao dịch vụ khách hàng
Hệ thống TMS cung cấp bảng theo dõi vận chuyển chuyên biệt cho từng khách hàng, giúp bạn nắm bắt toàn bộ quy trình quản lý quá trình vận chuyển như trạng thái hàng hoá, thông tin kiện hàng, thông tin đơn hàng, ghi chú của khách hàng, điểm dịch vụ của khách hàng…
Từ đó việc giao nhận vận tải sẽ tránh được những rủi ro, sai sót, giúp giao hàng đúng hạn 100% và hàng đảm bảo chất lượng, nâng cao chất lượng dịch vụ tối đa, khiến cho khách hàng hoàn toàn hài lòng với chất lượng dịch vụ của bạn. Kết hợp với dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, bạn đã thành công trong việc xây dựng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình rồi đấy.
Trên đây là những thông tin thiết yếu về hệ thống quản lý vận tải (TMS) và lợi ích của chúng đem lại cho các doanh nghiệp. Đã đến lúc bạn nhanh tay thực hiện, áp dụng công nghệ quản lý này để nâng cao ưu thế cạnh tranh, tạo nền tảng tốt cho việc kinh doanh dài hạn. Nếu bạn cảm nhận được doanh nghiệp của mình sẽ cần hệ thông quản lý như thế này thì hay liên hệ với chúng tôi để được thiết kế phần mềm theo yêu cầu hoặc làm app theo yêu cầu với đầy đủ tính năng cũng như giao diện mà bạn đưa ra.
