Trong không gian văn phòng, nếu chiếc bàn làm việc cùng chiếc máy tính là những vật dụng bắt buộc thì máy in cũng là một thiết bị không thể thiếu. Hãy thử tượng tưởng sẽ bất tiện ra sao mỗi khi máy in văn phòng củ bạn gặp trục trặc. Vậy thì đâu mới là một chiếc máy in cho văn phòng tuyệt vời nhất? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để trang bị cho văn phòng của mình một chiếc máy in hoàn hảo nhé!
Như thế nào là một chiếc máy in cho văn phòng hoàn hảo?
Sở hữu các tính năng vượt trội
Dĩ nhiên khi đánh giá một chiếc máy In hoàn hảo thì tính năng là những yếu tố quan trọng nhất. Một chiếc máy in cho văn phòng hoàn hảo là phải có:
- Tốc độ in: Tốc độ tin được tính bằng số trang trên mỗi phút, thường kí hiệu là ppm – pages per minute. Một chiếc máy in được đánh giá là hoàn hảo khi có tốc độ in lớn hơn 33ppm. Đây là chìa khóa quan trọng mở cửa cho sự thách thức về thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc cho văn phòng của bạn.
- Độ phân giải: Dĩ nhiên đối với độ phân giải của chiếc máy in hoàn hảo là phải có từ 1200 x 1200 DPI trở lên. DPI là đơn vị đo lường độ phân giải, được tính bằng số châm mực được chấm trên một inch giấy khi in ra. Nếu chấm/inch càng cao thì độ phân giải càng lớn, đồng nghĩa với mức DPI càng cao. Hiện nay có nhiều loại máy in cho ra chất lượng in lên đến hơn 5700 DPI, nhất là đối với các dòng máy in chuyên dụng để in ảnh. Độ phân giải đáng kinh ngạc đó sẽ cho ra những bản in với độ thẩm mỹ cao và chất lượng tuyệt vời.
- Thiết kế sang trọng, tiết kiệm không gian: một chiếc máy in có thiết kế nhỏ gọn, bắt mắt cùng chân đế nhỏ giúp bạn có thể đặt thoải mái nơi đâu là thứ tiện lợi nhất cho công việc.
- Máy in có khả năng in 2 mặt: nếu như trước đây muốn in 2 mặt bạn phải đứng bên cạnh máy in rồi lật giấy một cách thủ công thì giờ đây đã có rất nhiều dòng máy đời mới cho phép in 2 mặt tự động. Bạn có thể tham khảo và chọn lựa cho không gian văn phòng của mình một chiếc máy in như vậy để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu suất làm việc.
- Tích hợp chức năng scan: Các loại máy in đa chức năng là máy tin phải bao gồm chức năng in ấn và tích hợp khẳ năng scan tài liệu, bản vẽ… Rất nhiều thương hiệu máy in hiệu nay cho phép máy tính của bạn cài đặt phần mềm scan tài liệu từ máy tính hoặc các vị trí khác tới máy in. Khi văn phòng bạn làm việc với tần suất cao thì tính năng này không thể thiếu, là công cụ để tối ưu hóa công việc cũng rút ngắn những thao tác mất thời gian như trước đây.
- Có tính năng photocopy: Một chiếc máy in cho văn phòng hoản hảo là chiếc máy in cố khả năng sao lưu và copy các bản đã in, cho phép in bản mới tương tự ngay trên máy in mà không cần đến bất cứ lệnh in nào từ máy tính.
- Có tính năng gửi fax: TÍnh năng gửi fax giúp cho việc trao đổi tài liệu diễn ra nhanh nhất có thể. Thay vì gửi tài liệu file mềm, người nhận cần tiến hành tải xuống, chỉnh sửa và đặt lệnh in thì với tính năng gửi fax, chỉ trong vòng 2 phút, máy in sẽ lập tức cho ra bản cứng, tối ưu mọi thao tác. Nhất là khi bạn muốn gửi tài liệu bản cứng đến nơi mà người nhận không có sẵn thì đây là một tính năng tuyệt vời.
- Có kết nối wifi và hệ thống kết nối với tất cả máy tính trong phòng làm việc: Dường như mỗi văn phòng làm việc chỉ có từ 1 đến 2 máy in phục vụ cho nhân viên. Sẽ rất rắc rối nếu như cần dây, zắc cắm thủ công từ máy in vào máy tính như trước đây. Chưa kể nếu kết nối bằng dây, mỗi máy in chỉ có thể kết nối với một máy tính tương ứng. Giải pháp thông minh trong trường hợp này không còn cách nào khác ngoài việc kết nối wifi đối với máy in. Như vậy, bất cứ nhân viên trong phòng khi muốn in đều chỉ cần thực hiện thao tác đặt lệnh. Dĩ nhiên, khi tích hợp công nghệ thì hiệu suất làm viêc sẽ tăng lên rất nhiều.
Không gian văn phòng
Một không gian văn phòng với chiếc máy in hoàn hảo là khi mật độ bao phủ của máy in vừa đủ. Tức là cứ trung bình 5 nhân viên sử dụng một chiếc máy in đối với công việc cần in ấn vừa phải. Như vậy, một văn phòng có từ 12 – 15 nhân viên, bạn cần trang bị từ 3- 4 máy in để phục vụ nhu cầu in ấn.
Ngoài ra, bạn cần lưu ý những vị trí đặt máy in sao cho thuận tiện nhất, không mất quá nhiều thời gian di chuyển của nhân viên. Có như vậy mới không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của cả văn phòng.
Một chiếc máy in cho văn phòng hoàn hảo phải có cách sử dụng dễ dàng
Tất nhiên khi một chiếc máy in sử dụng dễ dàng có thể khiến người ta thích thú ngay từ lần đầu sử dụng. Mục đích chính của việc sử dụng máy in chính là cho ra những bản cứng một cách nhanh chóng và tiện lợi. Chính vì vậy, không cần sắm những chiếc máy với các chức năng xa vời hay các sử dụng cầu kỳ, tránh mất thời gian sử dụng của người dùng.
Thêm vào đó, bạn cũng có thể lưu ý chọn dùng các loại máy in có màn hình LCD, thông báo hiển thị đến người dùng các lỗi như kẹt giấy, hết giấy, hết mực… để tiện xử lý.
Cách chọn mua chiếc máy in cho văn phòng phù hợp nhất
Vẫn biết rằng một chiếc máy in cho văn phòng tuyệt vời nhất là phải đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng và có các tính năng vượt trội. Tuy nhiên, làm thế nào để chọn ra chiếc máy in hoàn hảo đó thì vẫn còn là thắc mắc của nhiều người. Hãy cùng xem những gợi ý để có thể thêm những tiêu chí lựa chọn cho mình ngay sau đây.
Nên thuê máy in hay mua máy in văn phòng?
Câu hỏi này cũng là băn khoăn của hầu hết các văn phòng hiện nay. Mỗi cách thức lại co những ưu- nhược điểm riêng. Nếu như mua máy bạn sẽ được sở hữu chúng tuy nhiên giá thành cao lại là một vấn đề cần suy nghĩ. Trong khi đó, thuê máy với chi phí rẻ hơn nhưng lại không được sở hữu chúng.
Bởi vậy, nếu như văn phòng bạn có ít nhu cầu sử dụng máy in, tần suất sử dụng thấp, văn phòng chỉ cần 1 – 2 chiếc thì bạn nên đầu tư máy in mới. Thời gian sử dụng của chúng phụ thuộc vào cách sử dụng của mọi người trong văn phòng.
Ngược lại, nếu văn phòng bạn liên quan đến hồ sơ, tài liệu cho ngành báo chí hay hợp đồng với tần suất sử dụng rất thường xuyên thì bạn nên thuê chúng ở các cơ sở cho thuê máy in. Chi phí thuê máy được trả theo năm, nếu tính ra chi phí này nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí đầu tư máy mới. Hơn nữa, với tần suất thường xuyên thì thời gian sử dụng của máy in ở khoảng từ 3 – 5, như vậy chỉ sau thời gian đó bạn sẽ phải thanh lý chúng đi và đầu tư bộ máy mới. Chi phí này tính ra là rất lớn, chưa kể chi phí sau bảo hành, sửa chữa…. Nếu chọn thuê máy, bạn sẽ tiết kiệm được một khoản kha khá cho ngân sách công ty.
Máy in chuyên dụng hay máy in đa năng?
Máy in chuyên dụng và máy in đa năng có các tính năng đặc điểm khác nhau. Máy in đang năng có thể tiết kiệm cho văn phòng, công ty chi phí cũng như thời gian sử dụng, tuy nhiên lại gây khó khăn trong việc sử dụng. Bởi càng nhiều chức năng thì tính phức tạp càng cao.
Ngược lại, với máy in chuyên dụng thì lại chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp có khả năng sử dụng nhiều, cố định. Khi sử dụng máy in đa năng cho những doanh nghiệp này sẽ rất lãng phí. Thế nhưng lại bất tiện nếu muốn thay đổi bản in sang một cách khác. Chính vì vậy, bạn nên cân nhắc chọn lựa loại máy in phù hợp với văn phòng của bạn, để tránh lãng phí đến mức thấp nhất.
Một máy in công suất lớn hay nhiều máy in công suất nhỏ?
Nên sử dụng một máy in công suất lớn hay nhiều máy in công suất nhỏ? Cho dù doanh nghiệp thường xuyên phải sử dụng máy in với tần suất lớn, hay công ty ít sử dụng đến máy in thì bạn cũng nên chọn nhiều loại máy in với công suất vừa phải. Thứ nhất, nhiều máy sẽ giúp cho nhân viên trong phòng sử dụng nhanh chóng, không cần chờ đợi. Thứ hai, nếu với một máy công suất lới thì tần suất sử dụng của máy rất lớn, có thể nói là liên tục.
Điều này khiến máy sẽ rơi vào trường hợp quá tải, dễ hỏng hóc và cần sửa chữa. Cuối cùng, khi sử dụng nhiều máy in sẽ tránh được khả năng gián đoạn công việc khi máy in bị hỏng. Thay vì sử dụng một máy in công suất lớn, khi hỏng thì toàn bộ văn phòng sẽ ngưng trệ, mất thời gian chờ đợi thì khi sử dụng nhiều máy in, một chiếc hỏng sẽ không ảnh hưởng đến những chiếc còn lại.
Chọn máy in phun hay laser?
Đối với máy in laser, quá trình in sẽ diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn, chất lượng bản in tốt hơn, và dĩ nhiên chúng sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian cho ngừi sủ dụng. Tuy nhiên giá thành của chúng lại cao hơn máy in laser. Bởi vậy, nếu doanh nghiệp bạn liên quan đến các lĩnh vực như in ấn tranh ảnh, sử dụng màu sắc… thì nên chọn máy in laser.
Ngược lại, nếu văn phòng bạn chỉ cần chúng hoàn thành tốt nhiệm vụ in ấn đen – trắng cho các bản hợp đồng hay tài liệu thì máy in laser là một sự lựa chọn hoàn hảo.
Top 3 hãng máy in cho văn phòng tuyệt vời nhất
Hiện nay trên thị trường có nhiều loại máy in văn phòng chất lượng và giá cả phải chăng. Dưới đây là 3 thương hiệu nổi bật, bạn có thể tìm mua tại website https://shopmayphoto.com/ – Trang web chính thức của đơn vị cho thuê máy photocopy Thiên Phú. Tại đây bạn có thể dễ dàng mua và thuê máy in màu hay trắng đen với mức giá tốt nhất.
Máy in Canon
Thương hiệu Canon không chỉ nổi tiếng trên các thiết bị kỹ thuật số như máy ảnh hay máy photo, mà chúng còn được người tiêu dùng yêu thích ở các sản phẩm máy in. Với thiết kế sang trọng nổi bật, chất lượng tiên phong đi đầu và các chính sách bảo hành, chế độ hậu mãi hoàn hảo. Đó là những đánh giá tích cực được người tiêu dùng dành cho máy in văn phòng Canon.
Ngoài ra, Canon luôn tích hợp đầy đủ các tính năng như: hỗ trợ đầy đủ các giao thức kết nối mạng, quản lý hệ thống in từ xa, hiệu suất máy phù hợp, tối đa khả năng chứa giấy, in 2 mặt tự động, chất lượng bản in với độ phân giải cao, dễ dàng sử dụng… Bên cạnh đó, Canon cũng cho ra đời nhiều dòng máy với thiết kế riêng cho nhu cầu của các văn phòng bận rộng…
Với giá cả từ 6.800.000 đến 28.500.000đ cho một máy in phun có công suất tăng dần theo giá tiền, tương ứng tần suất in 250 – 7500 trang/ tháng. Đối với máy in laser số tiền này dao động từ 8.200.000 – 32.800.000đ cũng tương ứng với công suất và tần suất in như máy in phun.
Đối với việc thuê máy in, số tiền này giảm đi rất nhiều, chỉ bằng 1/3 máy mới/ năm.
Máy in HP
Hp được biết đến với dòng máy in tích hợp chức năng photocopy. Với thiết kế tối ưu tiết kiệm diện tích, các chức năng không thua kém gì thương hiệu canon, HP là một trong những dòng máy được người tiêu dùng ưa chuộng sử dụng. Các tính năng ưu việt phải kể đến như: bộ nhớ vượt trội 32G, cho phép biến máy in thành máy photo, scan hoàn hảo, tự động in 2 mặt, hỗ trợ kết nối wifi, độ phân giải cao và tốc độ in ở mức 33ppm…
Đặc biệt, các sản phẩm máy in cho văn phòng của HP còn rất hợp túi tiền. Chỉ khoảng hơn 1 triệu đồng là bạn có thể sử hữu một chiếc máy in công suất vừa phải, rất thích hợp sử dụng trong gia đình. Đối với các văn phòng hay công ty, chỉ cần ra số tiền dao động từ 3 – 15 triệu là có thể chọn về những sản phẩm công suất lớn hơn, phục vụ cho tấn suất sử dụng từ 250 – 5000 trang/ tháng tùy từng dòng máy.
Máy in Epson
Với mức giá thuộc tầm trung, thương hiệu Epson cũng là một trong những sự lựa chọn thường xuyên của người tiêu dùng. Chỉ từ 3 – 12 triệu là bạn sẽ có vô vàn các sự lựa chọn máy in cho văn phòng của công ty. Epson có rất nhiều dòng máy với 2 loại chính là in phun và in laser. Mỗi dòng máy lại có một đặc điểm, tính năng vượt trội riêng, không hề thua kém gì các thương hiệu canon hay HP như: hỗ trợ kết nối wifi, tự động in 2 mặt, độ phân giải cao, bộ nhớ lên đến 32GB … Nhìn chung, Epson là một thương hiệu đáng để cho bạn thử.
Trên đây là đã giới thiệu những tiêu chí đánh giá một chiếc máy in cho văn phòng hoàn hảo. Bên cạnh đó là top 3 thương hiệu máy in đang được ưa chuộng nhất hiện nay cho bạn tham khảo. Ngoài ra, trên thị trường hiện này còn rất nhiều dòng máy khác nhau với giá cả cạnh tranh và nhiều tính năng đặc biệt mà bài viết chưa nói đến. Bạn có thể tham khảo thêm về chúng để có thêm nhiều kiến thức về máy in trước khi tiến hành thuê/mua. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ chọn được chiếc máy in vừa chất lượng, vừa tạo không gian đẹp, phù hợp với không gian văn phòng của bạn.
